VIRTAA FILLARIIN -TALOYHTIÖKOKEILUUN ILMOITTAUTUNEIDEN REKISTERIN REKISTERISELOSTE
Sisällysluettelo:
- Rekisterinpitäjä
- Rekisterin nimi
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
- Vastuuhenkilö
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste
- Rekisterin tietosisältö
- Säännönmukaiset tietolähteet
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Rekisterin suojauksen periaatteet
- Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyn informointi
- Rekisterihallinto
- Rekisteriselosteen muutokset
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Helsingin seudun ympäristöpalvelut -kuntayhtymä (HSY)
Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
2. Rekisterin nimi
Virtaa fillariin taloyhtiökokeiluun ilmoittautuneet
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Yhteyshenkilö: Petteri Nisula
Osoite: Ilmalantori 1, 00240 Helsinki
Puhelin: 050-3208514
Sähköposti: petteri.nisula@hsy.fi
4. Vastuuhenkilö
Petteri Nisula
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on kuntayhtymän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina ovat tuot-teidemme ja palveluidemme toimittaminen, sekä sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa.
6. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:
– rekisteröidyn nimi*
– rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero* ja postiosoite*
– rekisteröidyn asuintalon taloyhtiöön liittyviä tietoja, kuten taloyhtiön nimi*, tieto siitä onko taloyhtiön hallitus hyväksynyt osallistumisen kokeilukampanjaan*, taloyhtiön asuntojen arvioitu määrä* sekä tieto siitä millaiset säilytysmahdollisuudet taloyhtiössä on tavarapyörälle*
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot: perustelut miksi rekisteröidyn asuintalon taloyhtiö olisi hyvä valinta kokeilukampanjaan
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä rekisteriselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.
Rekisteristä ei luovuteta yksittäisen henkilön tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei soveltuvasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto: paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Organisaation sisäisissä ohjeissa on määritelty henkilöt, joilla on oikeus käsitellä rekisteriä. Käyttöoikeus myönnetään rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen palvelun suorittamiseksi tai niin kauan kuin soveltuva lainsäädäntö vaatii, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Talven 2019 taloyhtiökokeiluun ilmoittautuneiden rekisteröityjen tiedot säilytetään toukokuun loppuun 2019.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koske-vat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa annettu suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteriin tallennettujen tietojen tarkastusoikeutta koskevan pyynnön voi toimittaa HSY:lle kirjeitse tai sähköpostilla. Tarkastusoikeuspyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti HSY:n toimipisteessä. Tarvittaessa pyydämme tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta ainoastaan laissa säädetyllä perusteella.
Tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 alkaen) rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoitetusti pyytää käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen sekä vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus HSY:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
11. Rekisteröidyn informointi
Rekisteriseloste on nähtävillä HSY:n kotisivuilla ja HSY:n toimipaikassa.
12. Rekisterihallinto
Vastuuhenkilö nimeää rekisteriasioita ylläpitävät henkilöt ja varmistaa rekisterin asianmukaisen hoitamisen.
HSY:n tietosuojavastaava on Miikka Pekkarinen (miikka.pekkarinen@hsy.fi).
13. Rekisteriselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.